نام و نام خانوادگی: مهرداد خلج
سمت: مدیر بخش مدیریت طرح
تخصص: کارشناسی ارشد سازه‌های آبی از دانشگاه تهران
سابقه از سال: ۱۳۷۸
ایمیل: Me_khalaj54@yahoo.com
تلفن مستقیم: ۴۴۱۱۶۲۱۸- ۰۲۱ داخلی : ۱۱۸

این بخش از 5 گروه ذیل تشکیل شده است:

گروه پیمان ها و قراردادها

شرح وظایف

- نظارت و حضور بر برگزاری تشریفات انجام مناقصات زیر نظر کارفرما در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- نظارت بر پیمان های داخلی و خارجی اعم از ساختمان ، نصب و راه اندازی ، مکانیکی ، خرید و فروش ، تعمیر و نگهداری، خدمات مشاوره ای ، پیمانکاری، خدماتی ، پژوهشی ، تحقیقاتی و آموزشی ... در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- ارایه گزارشات لازم به کارفرما همچنین ارایه مشاوره های لازم حسب درخواست و یا ضرورت قراردادی در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- بررسی کلیه صورت وضعیت های پیمانکاران و پیگیری های مربوطه در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- برنامه ریزی و بررسی شرایط و وضعیت پیمانکاران و مشخصات آنان براساس مقررات و ضوابط حاکم بر عقد قراردادها در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- برنامه ریزی و نظارت بر بررسی طرح های زمانبندی شده و نقشه ها انجام امور مربوط به تشریفات مناقصه و عقد پیمان با پیمانکاران براساس اصول و ضوابط حاکم در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- بررسی صورت وضعیت ارسالی از طرف پیمانکاران و تطبیق آن با مفاد پیمان ها و تایید آن در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- نظارت و رسیدگی به مسائل و مشکلات پیمانکاران و تهیه آمار و گزارش مستمر و ادواری پیرامون تنوع و حجم فیزیکی و مالی پیمان های منعقده در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- برنامه ریزی در استفاده بهینه از امکانات و تجهیزات استان جهت اجرای پروژه ها و طرح ها در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- انتخاب مشاوران و پیمانکاران در چارچوب ضوابط مقرر و تایید صلاحیت حرفه ای آنان و ترتیب انعقاد قراردادهای مربوطه براساس روش های تعیین شده در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- بررسی فنی طرح های تهیه شده توسط مشاوران و تایید آنها در محدوده اختیارات مصوب در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- نظارت بر چگونگی اجرای طرح ها و پروژه های محوله به استان توسط پیمانکاران در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- ارایه خدمات مهندسی برای پروژه های استانی اعم از مشاوره فنی و مهندسی یا تخصیص نیروی انسانی مناسب و مورد نیاز طرح ها در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- شرکت در جلسات و سمینارهای مرتبط با وظایف واحد با نظر مقام مافوق و ارایه گزارش های لازم و اظهار نظر در مورد مسایل مطروحه در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- تهیه گزارش های لازم از فعالیت های انجام شده و در حال انجام برای ارایه به مقام مافوق در قالب عامل چهارم و مدیر طرح
- انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق در قالب عامل چهارم و مدیر طرح

گروه مدیریت و کنترل پروژه

شرح وظایف

بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه در بخش مدیریت طرح از جمله بخش های کلیدی در شرکت های پروژه محور است. مدیران پروژه ، به اتکای بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه برنامه ای صحیح برای پروژه ها در اختیار خواهند داشت. هرگونه تصمیم گیری در خصوص اجرای امور و شدت بخشیدن به روند اجرای بخش هایی از پروژه ها، نیازمند وجود اطلاعات تحلیلی از وضعیت آنهاست که با وجود بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه این مهم میسر خواهد شد.
وظایف برنامه ریزی و کنترل پروژه در حیطه مدیریت طرح می تواند بسیار متنوع و گسترده باشد لیکن در ذیل به برخی از آنها خواهم پرداخت:
• تهیه دستورالعمل های برنامه ریزی و کنترل پروژه
• بررسی برنامه زمانبندی پروژه یا Project Schedule
• تعیین نرم افزار تهیه WBS ،‌ برنامه زمانبندی پروژه ، جریان نقدینگی و گزارشات پروژه
• بررسی ساختار شکست کار پروژه یا WBS
• تعیین معیارهای وزن دهی فیزیکی یا ارزش نسبی فعالیت های پروژه یا Weight Factor
• بررسی اوزان فیزیکی فعالیت های پروژه یا Weight Factor
• بررسی منحنی اس پروژه یا Project S-Curve
• تهیه ساختار شکست هزینه ای پروژه یا CEB
• تهیه فرمت نمودارهای ماشین آلات و تجهیزات پروژه
• تهیه فرمت نمودارهای نیروی انسانی پروژه
• تهیه فرمت نمودارهای مصالح پروژه
• تهیه فرمت بانک اطلاعاتی مدارک مهندسی پروژه (MDR)
• تهیه فرمت بانک اطلاعاتی تجهیزات و ماشین آلات پروژه
• تهیه فرمت بانک اطلاعاتی مصالح پروژه
• تهیه فرمت بانک اطلاعاتی احجام کاری پروژه
• تهیه فرمت بانک اطلاعاتی مشکلات پروژه
• ارتباط و تعامل با مدیران سایر بخش ها از جمله فرآیند ، برق ، ابزاردقیق ، مکانیک ، پایپینگ ، سازه و ایمنی
• ارتباط و تعامل با مدیر پروژه ، هماهنگ کننده پروژه و مدیر عامل (در صورت ارتباط در چارت سازمانی)
• هماهنگی های لازم جهت دریافت اطلاعات در خصوص وضعیت پیشرفت پروژه
• تهیه فرمت گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهانه کنترل پروژه
• نظارت بر آرشیو فایل های برنامه ریزی و کنترل پروژه از جمله گزارشات دوره ای پروژه
• نظارت بر آرشیو مستندات و فایل های پشتیبان برنامه ها و گزارشات پروژه
• شرکت در جلسات بررسی وضعیت پروژه با مدیر پروژه ، کارفرمای پروژه و …
• تهیه فرمت گزارشات ماهانه ، گزارشات هفتگی و ...
• طراحی بانک های اطلاعاتی پروژه
• به روز رسانی بانک های اطلاعاتی پروژه
• به روز رسانی برنامه زمانبندی پروژه
• تخمین مجدد تاریخ پایان پروژه از طریق زمانبندی مجدد فعالیت ها
• تعیین پیشرفت فیزیکی پروژه
• تهیه گزارشات دوره ای پروژه
توجه : در چارچوب وظایف مدیریت طرح تهیه نمودارها و بانک های اطلاعاتی ، بر اساس توافق با کارفرمای پروژه یا نظر مدیران سازمان می تواند با موارد فوق متفاوت باشدو نرم افزار ها و فرمت های فوق الذکر ، در مواردی که کارفرمای پروژه ، دارای سیستم مدیریت پروژه می باشد از سوی کارفرما ابلاغ می شود.

گروه مدیریت کیفیت

شرح وظایف

در حیطه مدیریت طرح مدیریت کنترل کیفیت ، جهت کنترل ونظارت مستمر بر کیفیت محصول و خدمات در جهت برآورده سازی الزامات کارفرما و الزامات و مقررات قانونی می باشد که مسئولیت اینکار برعهده مدیر کنترل کیفیت می باشد که به صورت مستقل زیر نظر مدیریت ارشد سازمان جهت اطمینان از انطباق محصول و خدمات با الزامات مشخص شده فعالیت می‌نماید بدین منظور از طریق بازرسی ها و آزمون ها بر کیفیت محموله های ورودی مواد اولیه ،محصول نیمه ساخته و محصول نهایی نظارت می‌نماید.
برخی از شرح وظایف مدیر کنترل کیفیت در مدیریت طرح :
الف-ایجاد بانک اطلاعاتی استانداردهای موردنیاز واحد
ب-حضور تمام وقت در یک نوبت کاری واحد
پ-بازرسی و کنترل مواد اولیه، محصول حین ساخت، محصول نهایی و شرایط نگهداری در کلیهمراحل تولید و یا خدمت
ت-تأیید کیفیت برای ورود مواد اولیه و خروج محصول نهایی
ث-نظارت و تایید فعالیت های آزمایشگاهی و انجام آزمون در واحد
ج-ثبت نتایج آزمون و کنترل های روزانه
چ-نظارت بر کالیبراسیون ادواری وسایل سنجش
ح-جلوگیری از تولید محصول در صورت بروزنقص در انطباق با استاندارد مربوطه و انعکاس موضوع به اداره کل
خ-همکاریو نظارت بر استقرار سیستم های مدیریت کیفیت
د-مشارکت در تدوین استاندارد ها در چارچوب سیاست های سازمان
ذ-اجرای دستورالعملهای صادر شده توسط سازمان در زمینه وظایف شغلی
ر-ارسال گزارش کتبی به مدیرعامل یا باالترین مقام مسئول در صورت بروز هر گونه عدم انطباق کیفیت مواد اولیه و محصول یا خدمت با استاندارد های مربوط
ز-ارسال گزارش کتبی به اداره کل در صورت عدم توجهمدیرعامل بیا باالترین مقاممسئول به نواقص اعالم شده توسط مدیر کنترل کیفیت
ژ-ارائه گزارشات ماهانه از فعالیت های مرتبط با وظایف تعیین شده به اداره کل
س-ارایه آموزش های مورد نیاز به پرسنل موثر در کیفیت
ش-اجرای مقرررات واحد ذیربط در صورتی که مغایر یا مانع از انجام وظایف و مسئولیت های شغلی وی نباشد

گروه مدیریت ریسک

شرح وظایف

تمامی پروژه‌ها در طول عمر خود (از ابتدا تا انتهای کار)، با فرصت‌ها و ریسک‌های متعدد روبرو می‌شوند. ریسک‌ها همان عوامل خطرسازند که می‌توانند در اجرای پروژه اختلال ایجاد کنند و در نهایت باعث شکست آن شوند. برای جلوگیری از این خطرات احتمالی، مدیریت ریسک، اقدامی کاملا ضروری است.
مدیریت ریسک چیست؟
مدیریت ریسک (Risk management)، عبارت است از شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی خطرات احتمالی و به دنبال آن، استفاده هماهنگ و بهینه از منابع، برای به حداقل رساندن احتمال تاثیر اتفاقات ناگوار و یا به حداکثر رساندن احتمال تحقق فرصت‌ها.
ریسک در جایی وجود دارد که فرصتی برای سود و ضرر وجود داشته باشد. ما معمولا ریسک‌ها را به عنوان مواجهه با ضرر در نظر می‌گیریم. به عنوان مثال، یک ساختمان آسیب دیده، محصولات ناقص و معیوب، نام تجاری (برند) مخدوش، هر کدام یک خطر هستند که با اجرای درست و دقیق مدیریت ریسک می‌توانید از آنها جلوگیری کنید.
در دنیای کسب و کار، مدیریت ریسک، فرآیند شناسایی، تحلیل و پذیریرش عدم قطعیت در تصمیم گیری‌ها است. معمولا Risk management زمانی اتفاق می‌افتد که یک مدیر یا سرمایه گذار، احتمال زیان‌ها و خطرات یک سرمایه گذاری را تجزیه و تحلیل کرده و تلاش‌کند با توجه به اهداف سرمایه گذاری و توان تحمل خطرات، اقدامات مناسب را انجام دهد.
ریسک، هم به صورت مطلق و هم به صورت نسبی قابل سنجش است. درک کامل و درست اشکال مختلف ریسک می‌تواند به سرمایه گذاران کمک کند تا فرصت‌ها و هزینه‌های مرتبط با رویکردهای مختلف سرمایه گذاری را به خوبی بررسی و ارزیابی کنند.

در بخش مدیریت طرج پروژه ها ریسک‌ها به 2 دسته تعریف می شوند : •ریسک‌های خالص: در این ریسک‌ها نتایج مورد انتظار، یک ضرر است. مانند خسارت ناشی از آتش سوزی، تصادفات رانندگی، سرقت و…
•ریسک برد یا باخت: در این دسته از ریسک‌ها ممکن است ضرر کنید، ممکن است سود به دست آورید و یا ممکن است شرایط بدون تغییر بماند. سرمایه گذاری در بازار سهام، تصمیم یک مدیر در مورد راه‌اندازی خط تولید جدید و… نمونه‌هایی از این نوع ریسک به شمار می‌رود.
ساختار مدیریت ریسک چیست؟
ساختارهای مدیریت ریسک شامل برنامه ریزی، سازماندهی، بودجه بندی و کنترل هزینه‌ها هستند. بنابراین، به شکلی طراحی شده‌اند که چیزی بیش از اشاره به ریسک‌های موجود را انجام دهند.
یک ساختار مدیریت ریسک مطلوب و کارآمد باید بتواند عدم قطعیت‌ها را محاسبه کرده و تاثیر آنها بر کسب و کار را پیش بینی کند. بنابراین، پذیرش یا رد ریسک‌ها به سطوح تحملی بستگی دارد که یک کسب و کار قبلا برای خود تعریف کرده است. در صورتی که یک کسب و کار، مدیریت ریسک را به عنوان یک فرآیند منظم و مستمر، برای شناسایی و حل خطرات احتمالی راه‌اندازی کند، ساختارهای Risk management می‌توانند برای حمایت از سایر سیستم‌های کاهش ریسک مورد استفاده قرار گیرند. در چنین حالتی، کسب و کار شما در مقابل خطرات غافلگیر نمی‌شود، چرا که تمرکز بر مدیریت ریسک کاملا فعال است.
فرآیند مدیریت ریسک چیست؟
•شناسایی روشمند خطرات پیرامون فعالیت‌ها
•ارزیابی احتمال وقوع اتفاقات
•درک چگونگی واکنش به این اتفاقات
•قرار دادن سیستم‌هایی برای روبرو شدن با عواقب رویدادها
•نظارت بر اثربخشی رویکردها و کنترل مدیریت ریسک
بنابراین، Risk management به شما کمک می‌کند تا:
• برنامه ریزی‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و اولویت بندی‌ها را بهبود ببخشید.
• منابع و سرمایه‌ها را کارآمدتر و موثرتر از گذشته به هر بخش اختصاص دهید.
• به شما امکان می‌دهد تا میزان اشتباهات را به حداقل برسانید.
• به شما کمک می‌کند تا طرح کسب و کار خود به موقع و با در نظر گرفتن میزان بودجه در دسترس، ارائه دهید.
به خاطر داشته باشید که برای اطمینان از سازگاری، کارآمدی و تاثیر مدیریت ریسک، دنبال کردن یک فرآیند رسمی ضروری است.
مراحل انجام مدیریت ریسک در مدیریت طرح چگونه است ؟
مرحله1: تعیین اهداف
در اولین گام، اهداف مهم و کلیدی کسب و کار خود را مشخص کنید. پیش از انجام معاملات تجاری، یک استراتژی تعیین کرده و از خودتان بپرسید «برای رسیدن به این اهداف چقدر باید ریسک کنید؟»
مرحله2: شناسایی خطرات احتمالی
سعی کنید تمام حوادثی که ممکن است اثرات نامطلوب و منفی داشته باشند را پیدا کنید. در واقع مرحله شناسایی خطرات، به این معنی است که هنگام انجام معاملات، باید تمامی خطراتی که ممکن است پیش بیایند را در ذهن خود داشته باشید، تا در صورت بروز آنها، آمادگی لازم را داشته باشید و بتوانید عکس‌العمل مناسب نشان دهید.
مرحله3: ارزیابی ریسک
اکنون زمان ارزیابی خطرات و شدت تاثیر آنهاست. سپس باید ریسک‌ها را به ترتیب اهمیت، اولویت بندی کنید و ببینید خطرات مورد انتظار تا چه اندازه بد و نامطلوب هستند و تا کجا حاضرید این ریسک‌ها را تحمل کنید؟
مرحله4: ارائه راه‌حل
این مرحله شامل ارائه پاسخ و راه حل برای هر نوع ریسک، با در نظر گرفتن درجه اهمیت آن است. به این صورت مشخص می‌شود که در صورت وقوع یک اتفاق نامطلوب، چه اقداماتی باید انجام شود.
مرحله5: نظارت
در پایان باید بر روی استراتژی تحقیق درباره مدیریت ریسک، نظارت کافی داشته باشید و کارایی آن را در واکنش به حوادث مورد بررسی قرار دهید. این مرحله نیازمند جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل مداوم اطلاعات است.
در بخش مدیریت طرح ،مدیریت ریسک 4 هدف اصلی دارد. این اهداف عبارتند از:
• شناسایی ریسک‌های احتمالی
• کاهش خطرات
• ایجاد قوانین کارآمد منطقی برای تصمیم‌گیری بهتر در مقابل ریسک‌ها
• برنامه ریزی4

گروه هماهنگی با بخشهای فنی و بانکهای اطلاعاتی و مستند سازی

شرح وظایف

در یک مدیریت طرح قدرتمند ، بخش دفتر فنی از تخصص‌های متنوعی تشکیل شده‌اند، از جمله مهندسین عمران، معماری، نقشه‌بردار، تکنسین‌های مورد نیاز و البته کارشناس کنترل پروژه. واضح است که حضور افراد با تخصص‌های گوناگون مسئولیت‌های متنوعی را نیز برای این واحد به ارمغان آورده است، مطالعه نقشه‌های پروژه، بررسی و تعیین نقاط ضعف آن‌ها، تهیه نقشه‌های شاپ درایوینگ، ثبت اسناد، تنظیم پرونده‌های مورد نیاز پروژه و ….
وظایف کنترل پروژه در مدیریت طرح :
این وظایف به سه بخش عمده تقسیم می‌شود:
• مستندسازی پروژه
• کنترل پروژه
• تهیه گزارش پروژه
مستندسازی پروژه
مستندسازی یکی دیگر از وظایف کارشناس کنترل پروژه است که می‌تواند ابزاری قدرتمند در جهت تصمیم‌سازی و همچنین یادگیری سازمانی باشد. تمامی فعالیت‌ها و وقایع پروژه از ابتدا تا انتها باید به صورت مناسب و تفکیک‌شده مستندسازی شود. یک کارشناس کنترل پروژه باید از نزدیک با محدودیت‌ها، زمانبندی‌ها، بودجه و موارد مالی در ارتباط باشد تا اطمینان حاصل کند که این موارد مطابق با برنامه و به‌خوبی پیش می‌روند و در غیر این صورت بتواند با ارائه مستندات کافی به مدیران پروژه گزارش دهد.
گاهی لازم است تا کارشناس کنترل پروژه به کارگاه رفته و از جزئی‌ترین موارد اجرایی بازدید کند، او باید در جریان تمامی اتفاقات رخ داده در پروژه باشد.
اهمیت وجود مستندات در گام‌های بعدی پروژه مشخص خواهد شد، ممکن است از این مستندات هنگام طرح دعاوی و یا ارائه لایحه تاخیرات استفاده کرد (مسئله تاخیرات از مهمترین موضوعات پروژه محسوب می‌شود که می‌توانید از طریق “دوره آموزشی مجازی بررسی دعاوی تاخیرات در پروژه” بر آن مسلط شوید).
برای مثال هنگامی که ناظر و پیمانکار در مورد روش اجرای یکی از مراحل کار که هم‌اکنون پوشیده شده است و دیگر قابل تشخیص نیست به توافق نرسند، مشاور معتقد است که پیمانکار مطابق با دستورالعمل ابلاغی، کار را اجرا نکرده است، در این زمان کارشناس با ارائه تصاویر ثبت شده از مراحل اجرای کار و یا نقشه‌های اجرایی و یا صورت‌جلسه‌ها به‌راحتی می‌تواند گفته‌های خود را ثابت کند.
مستندسازی در پروژه‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
• بررسی مستندات اولیه پروژه در زمان شروع و مقایسه با استانداردهای موردنیاز و پیشنهاد اصلاح در صورت لزوم
• تهیه، تنظیم و بایگانی مکاتبات پروژه
• بایگانی مدارک و سوابق فنی مطابق دستورالعمل مستندسازی
• بررسی و مستندسازی عملکرد پیمانکاران جزء
• مستندسازی اوراق آزمایشگاهی و مدرک کنترل کیفیت
• بایگانی، کنترل و مستندسازی سوابق نقشه‌هایی چون ساخت
• پیگیری و بروزرسانی مستندات برون‌سازمانی مانند بخشنامه‌های مربوط
• مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده در قالب صورت‌جلسات انجام کار
• مستندسازی تغییرات دستورداده‌شده در قالب دستورکارها
• مستندسازی مبالغ کار انجام‌شده در قالب صورت جلسه کارکردها
• مستندسازی برای تحویل کارهای به اتمام رسیده
• مستندسازی دلایل تأخیرات به وجود آمده
• مستندسازی وقایع روزانه اتفاق‌افتاده در پروژه
• مستندسازی تعارضات به‌وجود‌آمده برای طرح دعاوی
کنترل پروژه
همانطور که از اسم این جایگاه شغلی مشخص است، یکی از وظایف مهم کارشناس کنترل پروژه که بخشی بسیار وسیع و گسترده است، کنترل پروژه خواهد بود.
حوزه‌های اصلی که این کارشناسان بر آن‌ها تمرکز خواهند کرد شامل حوزه زمان‌بندی، بودجه و هزینه پروژه می‌باشد. کارشناس کنترل پروژه با همکاری تیم اجرایی و دیگر افراد دفترفنی به تهیه ساختار شکست کار، برنامه زمان‌بندی و تخصیص بودجه به بسته‌های کاری پروژه می‌پردازند.
بطور کلی وظایف کارشناس کنترل پروژه در این بخش به شرح زیر است:
• تهیه و کنترل و بروزرسانی برنامه زمان‌بندی
• کنترل راندمان منابع نیروی انسانی و ماشین‌آلات
• کنترل و هماهنگی برای رفع ایرادات اوراق آزمایشگاهی
• کنترل کیفی کلیه فعالیت‌های پروژه مطابق فرآیند و طرح‌های کیفی از طریق بررسی سوابق و بازدیدهای کارگاهی
• کنترل کیفیت مصالح داده‌شده به پروژه و انطباق آن با مستندات و مشخصات فنی
• کنترل هزینه و درآمد فعالیت‌ها مطابق قرارداد
تهیه گزارش آخرین دسته از وظایف کارشناس کنترل پروژه
از دیگر وظایف کارشناس کنترل پروژه تهیه و ارائه گزارش‌های پروژه به مدیران ارشد است و یکی از اثر‌بخش‌ترین فعالیت‌های دفتر فنی پروژه محسوب می‌شود، در واقع گزارشات می‌تواند خروجی اصلی فعالیت‌های پیشین باشد